Vad gäller rättsligt vid varningar?

Det händer ibland, förhoppningsvis inte så ofta, att man som arbetsgivare tvingas vara tydlig gentemot en anställd som agerar i strid mot de regler som gäller på arbetsplatsen. Det kan vara allt ifrån uppsåtliga felaktiga ageranden, slarv eller helt enkelt en dålig attityd mot kunder/gäster eller mot kollegor på arbetsplatsen. Vad som är ”fel” och ”dåligt” behöver inte alltid vara ett brott mot en klar och tydligt nedskriven regel utan kan också vara ett beteende som inte är önskvärt på arbetsplatsen. Exakt vad det kan vara skiljer sig naturligtvis åt från arbetsplats till arbetsplats men är också beroende av vilken funktion arbetstagaren har. Det är emellertid viktigt att reglerna och rutinerna på arbetsplatsen klargörs för alla anställda, t ex genom en företagspolicy som lämpligen delges vid anställning.

I de fall arbetstagare agerar felaktigt så torde det normala vara att närmsta chef har ett samtal med vederbörande och klargör på ett enkelt och tydligt sätt vad som gäller. Det rekommenderas att göra en kortare anteckning om samtalet och vad som gjorts klart, vilket även delges den anställde för att undvika missförstånd, en s.k. ”Bekräftelse på samtal” som den anställde skriver på, som en bekräftelse på att denne har förstått och kommer att korrigera sitt agerande.

Skulle det nu vara så illa att det felaktiga beteendet eller agerandet trots detta inte upphör så är nästa steg att ge den anställde en skriftlig varning, eller som man ofta kallar den, en ”erinran”. I det här läget bör dock arbetsgivaren besinna sig. Det finns i vissa kollektivavtal, främst på den offentliga sidan, regler för när och även hur en varning/erinran kan och ska ges, jfr LAS-varning.

Syftet med en skriftlig varning är inte att bestraffa den anställde, utan endast att klargöra att ett beteende inte är acceptabelt (skadar arbetsgivaren) och om det inte upphör så kan den anställdes anställning vara i fara. Varningen ska alltså ses som ett klargörande för den anställde vad denne riskerar ifall inte beteendet/agerandet upphör. Arbetsdomstolen har i ett flertal avgöranden uttalat att en uppsägning på grund av personliga skäl aldrig får komma som en överraskning för den anställde och det är arbetsgivarens ansvar att se till att arbetstagaren blir medveten om att han/hon missköter sig och vad han/hon riskerar.

En väl formulerad varning innehåller lite översiktligt tre delar.
Den första delen av varningen klargör att ett anställningsförhållande innebär ett ansvar för såväl arbetstagaren som arbetsgivaren. Bägge parter har rättigheter och skyldigheter och ingen part får agera i strid mot den andres intressen. Parterna ska agera lojalt gentemot varandra.

Den andra delen ska mycket konkret beskriva vad som skett och gärna när det skedde. Är det fråga om ett beteende ska det framgå konkret och sakligt på vilket sätt beteendet har tagit sig till uttryck och i vad mån beteendet skadar arbetsgivarens verksamhet.

Den tredje och sista delen av varningen ska klargöra vad som kan hända om inte beteendet upphör/rättas till, d v s att anställningen kan komma att upphöra.

Det är viktigt att den anställde som får varningen förstår att det inte rör sig om en disciplinär åtgärd och att varningen inte ska ses som en bestraffning utan mer som en erinran, en påminnelse om att agerandet/beteendet är oacceptabelt och kan leda till att anställningen upphör.

Utfärdade varningar kan ligga till grund för bedömning av saklig grund vid uppsägning på grund av personliga skäl varför dessas utformning och innehåll noga bör övervägas. Tveka därför inte att ta råd i de fall ni är osäkra.

Gunnar Adler
Jur.Kand.